如何建立人才资源库

发布时间：2025-05-16 10:05

拥有完备的人才库，不但能为企业精准搭建用人模型提供依据，而且能在企业出现人才缺口时高效匹配合适的人才，大幅提升招聘效果。

一

打造人才资源库

打造人才资源库指的是企业通过多种渠道，将优秀人才的信息资料按照技术序列或职位等纳入企业的人才系统，为企业组建团队、执行任务、选拔干部提供人才。打造人才资源库的流程如图-1所示。

1. 预测人才需求

打造企业的人才资源库是一项浩大的工程，这项工程第一个要解决的问题就是将什么样的人才纳入人才资源库。对此，企业可以从以下两个方面考虑。

1）企业过往数据

通过企业员工入职、调动、晋升和离职的系统数据，基于员工的流动规律，预测企业员工的流动方向和流动频率，确定企业内哪些岗位需要储备候选人才，并评估能够胜任这些岗位的员工需要具备哪些特质。

2）企业发展战略

基于企业的发展战略，寻找当前组织架构与未来调整方向之间的差距，对可能出现的人才空缺情况进行预测，明确人才需求。

2. 选择合适的渠道

人才来源可以分为企业内部和企业外部，不同的渠道有不同的筛选策略。人才来源、渠道和筛选策略如表-1所示。

在打造人才资源库时，相关负责人要综合考评各种渠道的人才，对不同渠道的人才采用针对性的筛选策略，做出综合性评价。

对于被纳入人才资源库的、来自不同渠道的储备性人才，企业要为其制定相应的培养、保留方案或个性化的跟进方法，确保顺利地把他们纳入企业人才资源库。

1）内部员工培养激励

对于人才资源库中的内部员工，一方面，企业要尽可能地为其提供展示自己能力的舞台，让其感受到自我价值和工作的意义；另一方面，直接主管要给予员工适宜的帮助和成长建议，可以与员工一起制订个人职业生涯规划，帮助员工量化目标，人力资源部门也要对优秀员工做好档案记录，明确他们的成长路径和能力提升过程。

企业通过关注、培养和激励的方式留存、发展优秀人才，可以为后续的继任计划做好人才储备。

2）外部人员持续跟进

企业外部的人才资源往往是通过“弱关系”获取的。对于特别优秀的人才，部门负责人或人力资源总监可以与他们保持密切的联系，在不涉及企业机密的前提下进行沟通交流，充分向人才展示企业的文化和魅力，等到时机成熟时再向他们抛出橄榄枝。

二

优化人才资源库

企业发展需要大量的优秀人才，提高资源库中的人才质量，既可以有效提高关键性岗位储备人才的质量，也可以提高资源库人才与关键性岗位的匹配度，因此优化人才资源库是企业打造精英队伍的重要课题。

企业要如何优化人才资源库呢？

1. 制定人才标准

与招聘相似，人才资源库的建立也需要提前制定人才标准。一个人能否被纳入人才资源库，如果仅凭面试官的主观判断决定，是有失妥当的，一些特殊的心理效应（如晕轮效应、刻板印象、类我效应等）可能会影响判断的客观性。优化人才资源库应该结合企业对人才的要求，对收集的所有人才资源进行区分和评估，明确什么样的人才对企业是有价值的。

人才标准可以通过提炼标杆企业或行业内优秀人才的特点、企业内部优秀员工的共性来制定，最好能将描述性的文字结合具体的例子，可以通过不同等级区分各项标准的重要程度，帮助企业更好地定义人才，为企业量身打造高质量的人才资源库。

在制定人才标准时，应该兼顾专业技能、能力、心态和品德四个方面。

① 专业技能体现在相关领域的专业程度上，可以通过学历、个人作品、同行评价、处理专业问题需要的时间和对流程的熟悉度等进行判断。

② 对于能力，可以通过人才过去的业绩和积累的经验等进行评估。对于没有工作经验的人，可以通过意愿、个人内驱力和目标感等评估人才的潜力。

③ 心态，尤其是企业外部人才的心态往往是最难评估的，而对于高压、快节奏的企业来说，评估人才的心态确实非常重要，它反映了人才能否适应企业文化并在企业的工作环境中发挥自己的才能。

④ 对品德的评估是最容易被忽略的，一个人的品质往往可以决定这个人能走多远。在将人才纳入企业的人才资源库前，可以综合多人的评价、调查人才过往的经历，对人才有一个大致的了解。

2. 完善出入库机制

在制定了人才标准后，企业还要构建人才出入库机制的评估体系，让人才的出入库有据可依。常见的入库标准如表-2所示，出入库机制的评估体系可以根据各项标准的重要程度赋予不同的权重来构建。

评估人才能否入库，还要充分考虑不同渠道的人才可能存在的局限性，企业要结合实际情况进行人才的评估和筛选。

例如，对外部人才心态和品德方面的评估，在方法和渠道的选择上是比较困难的。因此，在评估外部人才能否被纳入人才资源库时，可以适当降低心态、品德方面的比例，不过在确定录用之前，一定要对这部分候选人进行全面的、综合性的评估。

人才出库管理分为晋升和淘汰两种形式，除了品德方面，其评价标准还包括基于岗位胜任力模型的评估。对于综合评价结果为“优秀”的人才，优先考虑晋升，通过试用考核后可以出库成为继任者；对于综合评价果为“不合格”或违背其他规则的人，应取消其后备人才资格并重新选拔。

三

人才资源库数字化

进入人工智能时代，数字化成为一种不可逆的趋势。没有实现数字化管理的企业，往往存在重复性的管理工作，一旦更换HR，可能就会面临人才管理体系重建的问题。

将数字化融入人才管理过程，能够帮助企业更全面、客观地审视人才管理问题，数据的支撑有助于管理者更客观地做出决策，促进管理变革，加速人才发展。人才资源库数字化的步骤如图-2所示。

1. 标准化录入人才履历

人才资源库数字化的第一步是确保人才信息统一且有序，不同样式的履历既难以进行比较分析，又不方便归类存储和再次查找。

任正非在2021年的干部管理工作思路沟通会上要求“用干部队伍激活的确定性，应对环境与商业变化的不确定性”。

要想做到这一点，第一步就是推行履历制度，让符合履历要求的干部得到优先评议选拔的机会。任正非表示，华为强调的“履历”不是为官的经历，而是作业的履历，即负责过什么类别的项目和具体的时间、地点、证明人等信息；在整理完毕后，干部还要做一个自我鉴定。基于履历，企业能够根据岗位任职资格要求，从经验、能力和品质等多个方面匹配合适的人才。

履历为企业寻找和匹配人才提供了更详尽的信息，企业可以根据对人才的要求，确定标准化的履历样式，确保人才履历信息的全面性，同时可以根据企业的实际情况添加标签，进行归类整理和存储。这样，当企业出现岗位空缺时，管理者可以在数字化的人才资源库中通过标签或关键词进行查找，快速而精准地定位目标人选。

对于大型企业，可以把数字化的人才资源库纳入企业的OA系统中；对于中小型企业，如果没有OA系统，那么可以借助石墨文档或Excel等软件，实现人才资源库的数字化；对于特定行业，可以借助特定组织、机构、行业的数字化服务建立企业的人才资源库，如勘察设计行业的BIM（Building Information Modeling，建筑信息模拟）服务。

2. 定期维护和更新

企业的人才资源库不是一成不变的，应该随着组织发展、人员流动进行动态更新，为了保证资源库的人才质量、提高资源库的使用效率，企业需要定期维护和更新资源库。

定期追踪人才动态，一方面可以对过去遗漏的人才信息加以补充完善，另一方面也可以了解人才最新的就职情况和求职意向等，并定期与优秀人才保持联络，提升他们对企业的感知度，在企业出现岗位空缺或对方需要更换工作时，让他们有途径、有渠道加入企业。

此外，企业还需要将品行不端或不符合人才标准的人移出人才资源库，重新对其进行审核，避免高层岗位“踩雷”。

3. 基于数据分析优化管理

对人才资源库进行数字化管理，可以借助数据库分析管理流程、盘点人才结构，更精准地寻找和匹配人才；提高招聘效率，帮助企业更高效地提炼岗位胜任力模型、优化投放策略、节省招聘成本；打通招聘与用人之间的“数据桥梁”，帮助企业搭建精准的用人模型；降低人才资源库的使用难度，大幅提高使用效率，实现人才资源库的科学化、精细化管理。

取消后备人才资格的规则